Personvern

Rutine for Håndtering av Klientinformasjon – Coaching via Teams

1. Formål

Denne rutinen beskriver hvordan jeg som coach håndterer klientinformasjon ved bruk av Microsoft Teams og notatføring, i tråd med personvernforordningen (GDPR). Målet er å sikre at all informasjon behandles konfidensielt og sikkert.

2. Bruk av Microsoft Teams

- Jeg bruker Microsoft Teams som kommunikasjonsverktøy for videosamtaler med klienter.
- Jeg bruker en betalt versjon av Microsoft 365 (Business Standard eller høyere) med databehandleravtale med Microsoft.
- Alle samtaler foregår over kryptert tilkobling, og jeg logger ikke sensitive data i chatten.
- Klienten informeres om at samtalen skjer via Teams og samtykker til dette.

3. Lagring av notater

- Notater fra samtaler lagres i Word-filer med passordbeskyttelse, lokalt på datamaskin eller i OneDrive med sikker innlogging.
- Notater inneholder kun nødvendige opplysninger og ingen sensitive helseopplysninger med mindre klienten uttrykkelig har gitt samtykke.
- Ingen notater lagres i selve Teams-chatten eller e-poster.

4. Tilgang og sikkerhet

- Jeg bruker totrinnsverifisering for pålogging til Microsoft-konto og datamaskin.
- Tilgang til klientopplysninger er begrenset til meg som coach.
- PC og OneDrive er sikret med sterke passord.

5. Sletting og lagringstid

- Klientopplysninger slettes senest 2 år etter avsluttet samarbeid, med mindre annet er avtalt.
- Klient kan når som helst be om innsyn eller sletting av opplysninger.

6. Klientsamtykke

- Klienten samtykker til bruk av Teams og lagring av notater ved å signere samtykkeskjema før oppstart.

7.Jeg samler kun inn personopplysninger som er nødvendige for å kunne tilby coaching og svare på henvendelser, for eksempel:

• Navn

• E-postadresse

• Telefonnummer (hvis du oppgir det)

• Kort beskrivelse av din situasjon (ved booking eller første kontakt)

  E-post og nyhetsbrev

  Hvis du kontakter meg via e-post eller melder deg på nyhetsbrev:

  • E-postadressen din brukes kun til svar eller til å sende nyhetsbrev hvis du har gitt samtykke

  • Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet via lenke i e-posten

  • Jeg bruker Gmail til e-post og holder kontakten der så lenge det er relevant.

    Kontakt ved spørsmål

    Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål om personvern eller ønsker å få slettet informasjon:

    📧 pedersen@utmattelsescoachen.com